A’dan B’ye Süreç Yönetimi (Bölüm 1)

Hemen anlatayım kısaca “İş Süreçleri Yönetimi” ni sizlere. Bir işin A noktasından B noktasına nasıl ve ne şekilde gideceğine karar verme sanatıdır kendisi. Sanat diyorum çünkü matematik kadar görmek ve düşünmekte önemlidir başarılı bir süreç yönetimi örneği için.

Günümüz bilgi teknolojileri ve bilgiye ulaşmadaki kolaylıklar sebebiyle, hepimizin de fark ettiği gibi basma kalıp, kopya kağıdından çıkmış gibi görünen şirketler türedi etrafımızda. Başlarda olumlu görülen bu durum, daha sonraları şirketlerin rekabet gücünü kırarak tamamen kısır bir döngü oluşturdu. Fakat, aynı bilgi teknolojileri “Süreç Yönetimi” ni de hayalden gerçeğe dönüştürmüştür ki, bunun farkına varan şirketler hemen geri kazanmışlardır rekabet güçlerini.

Peki çok güzel, ama nasıl gerçekleştiriyor bu mucizeyi diye bir soru beliriyor kafalarımızda hemen. Süreç yönetiminin ilk ve belki de en önemli meziyeti akışları –yine günümüzün popüler terimiyle- “Yalın”laştırması. Yalınlaşmayla beraber mikro yönetime olanak sağlayarak, akış optimizasyonları yapılmasına zemin hazırlar. Bunları, işin nereye gideceği, hangi bilgilerin akış içinde varolacağı, hangi kullanınıcının hangi bilgiye ulaşacağı,kaç kişinin bu akış için gerekli olduğu gibi düzenlemeler ile yapar. Aslında yapılan işlem özünde, daha verimli daha üretken ve akışları sistematiğe oturtmuş akış sistemleri oluşturmaktır. Bu sebeple ,daha da fazla şirketler arası benzerlik oluşturuyor gibi görünsede, bu yalınlaşmadan kazanılan süre, insan gücü ve para gibi kaynakları hizmete çeviren vizyon sahibi şirketler, kendini döngüden kurtarıp yol alırlar.

Diğer bir getiri ise, yapılan işin tüm değişkenlerini gözlemleyebilen şirketlerin, piyasadaki veya teknolojideki ani değişimlere ayak uydurarak, kaliteyi yönetip dolayısıyla da müşteri memnuniyetini en yüksek seviyede tutabilmeleridir. Bu gözlemlemenin sonuçlarından biride sürekli gelişimdir. Gözlemlenen süreçler, sürekli olarak daha iyi şekle getirilmeye çalışılarak kazanılan kaynakları artırmak ve değişen şartlara uyum sağlamak alışkanlık haline getirilir.

Başka bir açıdan yaklaştığımızda ise, şirketler arası rekabet ve farklılaşmadaki önemli bir faktör olan insan kaynaklarını düzenlemesi açısından önemli bir enstrumandır. Çalışanların iş bölümleri ve yaptıkları işleri düzenlemeki başarısı sebebiyle, çalışan memnuniyetini arttırarak şirketin insan kaynaklarından maksimum getiri almasında önemli bir rol oynar.

Hem sözlerimi toparlamak hem de süreç yönetiminin sizlere olan faydasını daha iyi resmetmeniz için bir örnek vermek istiyorum. Bisiklete binmeyi öğrenmek zor ve sıkıcıdır,çok efor harcarsınız , zaman akıp geçer ama siz geçirdiğiniz sürede hiç eğlenmezsiniz. Fakat öğrendikten sonra neredeyse hiç efor harcamadan çok eğlenceli vakit geçirirsiniz, çünkü artık sizin için refleks haline gelmiştir bisiklet ustunde denge kurmak. Süreç yönetimi ile de yapılacak işler öğrenilip ustalaşıldığı diğer bir deyişle ‘refleksleştirildiği’ için, hem sizin tarafınızda hem bizim tarafımızda az efor ile çok deneyim, iy hizmet garantilenmiş olur.