Süreç Yönetimi ve Yeni Teknolojilerle Uyumu

Batının Doğuya kıyasla arayı büyük farkla açarak zenginleşmesi ve bunun sonucunda yarattığı refah toplumu, uygarlık ve ekonomi tarihinin en tartışmalı konusudur. Bu olgunun nedenlerine ilişkin tartışmalar zengin bir araştırma sahasını işgal eder. Aydınlanma ve modernizmin batı kaynaklı olması ve bunun getirdiği bilimsel devrim, aklın egemenliği ve demokrasinin gelişimi gibi genel geçer yanıtlar bu soruna karşı verilen  en kestirme ve bilinenler arasındadır.

Gerçektende bu zenginliğin ne olduğu konusu ya da bu servetin kaynaklarına ilişkin sorunsal, sosyal bilimlerden ekonomiye, kültürel incelemelerden antropolojiye pek çok sosyal politika disiplininde çalışan araştırmacıya deney nesnesi olmak özelliğini taşır. Ortaya çıkan tez sonuçları, teze konu olan nedenler kadar geniş ve yeni tartışma kapılarını açar. Sonuçta tüm yanıtlar kendine özgün bakış açıları tarafından donatılmıştır ve argümanları da buna göre çeşitlenmiştir.

Biz bu meseleye daha mikro düzeyde ve işletme ekonomisi ölçeğinde bakmak istiyoruz.

Konu işletme ekonomisi açısından ele alındığında bu tartışmaların temeline yeni bir ışık tutmak olasıdır. Buradan bakıldığında gerçekten de batıdaki iş yapma usullerinde ortaya çıkan değişimler, özellikle de 18. yüzyılın ikinci yarısından sonra vücut bulan “süreç yönetimi” fikri batıda yaratılan zenginliğin esasını teşkil eder. 

İlginçtir, yönetim düşüncesinin gelişim serüveninde “süreç”(proses) kavramının ortaya atılması neredeyse insanlık tarihinde tekerleğin ya da ateşin bulunmasına yakın bir fikri sıçramaya karşılık gelir. İş süreçlerinin tanımlanması, tarif edilmesi ve etkileri değerlendirildikten sonra biri diğerini takip edecek biçimde sıralanmasından sonradır ki; insan kitlelerinin örgütlenmesi, verimli ve etkin iş gördürülmesi yapılabilir hale gelmiş ve bugünün sanayi toplumlarında gördüğümüz kitlesel üretim olanaklı kılınmıştır. Konunun ilkelerini ilk ortaya atan 1776’ da yayımlanan “Ulusların Zenginliği” kitabıyla Adam Smith’ dir. Sonraları ABD’ de F. Taylor  1911’de Adam Smith’ in iş bölümü ve uzmanlık kavramlarına dayalı olarak ortaya çıkardığı “Yönetimin Bilimsel İlkeleri”ni ayn isimle anılan ünlü eseriyle temellendirir. 20. yüzyılla beraber bu fikre dayalı iş yönetim biçimi otomotiv endüstrisinde her Amerikalı aileye bir otomobil kullandırabilecek düzeye gelir. Aradan geçen onyıllar boyunca iş yönetiminde çeşitli değişik pratikler yaşama geçiriliyor olsa da süreç yönetimi ve süreçlerin iyileştirilmesi fikri her zaman btıda işgörme usullerinin esasını teşkil etmiştir. İnsanoğlu iş süreci kavramını geliştirdikten; ticari başarıyı ve büyümeyi buna dayalı olarak gördükten sonra, yönetim ve organizasyon açısından neredeyse bütün zihni faaliyetini onu geliştirmek üzere odaklamıştır. İş süreçlerinin sürekli gelişimi zamanla kalite yönetimine— “Sürekli İyileştirme” sloganı da kalite yönetiminin özü haline dönüşmüştür.

Yönetimde bilimsel yaklaşımların bu noktada da etkisi büyüktür; ancak aynı oranda değişime ve gelişime katkıda bulunan bir başka faktör de durmak bilmeden gelişen ve yaygınlaşan teknolojidir. Denilebilir ki İş Süreçleri Yönetimi ve Teknoloji at başı biri birini takip eder biri diğerini kavramsal olarak besler, güçlendirir.
Yüzyılın başından bu yana “Süreç Yönetimi” kuvvetini bilimsel düşüncenin örgütlü emek gücüne uygulanması ve teknolojinin getirdiği nimetlerden alarak her geçen gün bu fikrin takipçilerine yeni olanaklar sunmakta ve kolaylıklar sağlamaktadır. Japonya’ da temelleri atılan kalite hareketi de bu düşüncenin olgunlaşmış evrelerinden biridir. 80’ li yıllara gelindiğinde tüm dünyayı bir kalite ateşi saracaktır.
Bu tarihsel perspektifle bakıldığında iş süreçlerinin teknoloji ile evliliğinde 90’lı yıllar bir dönüm noktasıdır. O yıllarda süreç iyileştirme yaklaşımlarının yanı sıra süreçleri BT odaklı tekrar tasarlamak zorunlu hale gelmiştir. (Reengineering). Bunda da güncel teknolojinin sunduğu olanakların payı büyüktür. İlişkisel Veri Tabanı ve Nesne Yönelimli Yazılım mimarisinin getirdiği yenilikler, Yönetim Bilişim Sistemlerinde (MIS) yepyeni yaklaşımların hayata geçirilmesini zorunlu kılmıştır. Endüstriyel işletmelerde yaşanmış örneklere bakıldığında bu gelişmelerin izleri görülebilir. Teknolojinin süreç yönetimine hâkimiyetiyle birlikte teknik anlatımıyla sıkıntılı bir uyum sağla ya da artık Türkçeleşen tanımıyla “implemantasyon” sorunu ortaya çıkar. Bu süreçte yaşanan sıkıntıların temelinde sistemi talep edenler ile kurmaya talip olanlar arasındaki anlaşma yetersizliklerde etkili olmuştur. Günlük işleri yetiştirmek amacı ile koşturanlar, yönetim sisteminin verimli işleyişi ve teknolojinin etkin kullanımı konusunda yetersiz kalmışlardır. Bu sorunlar geçen on yılın en sorunlu BT ve iş dünyası ilişikisi olmuştur.

Günümüzde yani 21. yüzyılın başlangıcında iş süreçleri yönetimi ve teknoloji evliliği  yepyeni bir evreye girdi. Bu nedenle bu evrim 3. dalga olarak tanımlanıyor. (Adam Smith’ den başlayarak, Reenginering’ den sonra gelen 2.devirin devamı olarak) Süreçler ve Süreç Yönetimi artık BT sistemlerinin gerektirdiği rijid uygulamalarının mahkûmu olmak durumunda kalmıyor. Görsel olarak tasarlanabilen ve simülasyonları yapılarak verimlikleri test edilebilen süreçlerin tasarlanması BPM yazılımlarıyla olanaklı hale geliyor artık. Bu yeni teknolojiler, değişen koşullara süratle adapte olabilen işletmeler yaratılmasında büyük katkıda bulunuyor.
Ayrıca aynı teknolojilerle birlikte gelen daha büyük  ve çığır açıcı yeniliklerde var. Nedeni de şuradaki; BT yatırımları şimdiye kadar hep pahalı ve ancak belirli bir kesimin harcama yapabileceği sahalar olmuştu. Günümüzde, teknolojik altyapıda internet bağlantı hızlarının artmasına koşut gelişen Web 2.0 ve AJAX uygulamaları, internetin hem günlük hayatta hem de iş dünyasında çok daha etkin ve interaktif kullanılmaya başlanmasını sağlamıştır. Bu gelişmelerin verdiği olanaklarla geliştirilen yeni uygulamalar iş dünyasının gereksinim duyduğu çok büyük bir eksikliğe yanıt veriyor. Teknolojik sözlüğe “On Demand” ya da “SaaS (Service as a Software)” olarak giren bu yeni sistem yaklaşımı sayesinde kurumlar, pahalı yazılım ve donanım yatırımlarına gerek duymaksızın, başlangıçta katlanmak durumunda kaldıkları yüksek lisans ve donanım maliyetlerine kıyasla çok daha ekonomik bedeller karşılığında web üzerinden kullanabilme olanağına kavuşmaktadırlar.

Buna bakarak Batı Uygarlığına zenginliğin kaynaklarından birini veren İş Süreçleri Yönetimi konusunda işletmeler açısından iş görme biçimleri ve iş fırsatları açısından önümüzde yepyeni bir çağın uzanmakta olduğunu söylemek büyük bir kehanet olmayacaktır…